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日子在一天天过去,但是公司的各类会议不会过去,一年之计在于春,你烦,或不烦,年度目标宣誓动员会,新员工培训会,招聘会,营销会,大会小会,都要按期召开。而策划和组织这些会议的重担,可能都落在您的肩上。所以,希望您能够花5分钟来尝试阅读和了解这封信。或许您会有非常意外的收获。

首先我们谈谈一些问题,看看您是否会有同感。

您是否有类似的烦恼?

会年年开,年年难办会。每次活动累得半死,却总是挂一漏万,总被老板批。其他部门同事享受了快活了还要挑刺,谁来理解您?

去哪里找合适的场地呢,现在联系的这些酒店/度假村合适吗?

原本熟悉的酒店没有合适档期了怎么办?

您拿到的价格是最低的了么?如何让抠门的老板更满意?

会议配套的舞台设计、背景设计、灯光、音响、场地布置有没有更好的创意?

会议配套的交通、住房、用餐、会后游玩节目等如何策划?

。。。 。。。

如果您对以上问题产生了些许或者强烈的共鸣,祝贺您,您可以继续往下看,看看会务管家是怎么帮到您解决以上问题和烦恼的。

因为万家和的会务管家已经服务了几百家公司,每年协助客户执行上千场大大小小的会议,我们深切体会并理解您的烦恼。

我们到底能够为您做些什么?

我想您每次开会都会面临以下三个层面的问题:

1、第一个问题:如何快速找到最合适的场地?

可能您已经有熟悉的酒店、度假村,但是您能够保证您找到了性价比最高的场地方案了吗?要知道,每年都有数百家新的酒店、度假村开业或者装修。不能总是在一个老地方开年会吧。

在这个问题上万家和是这么来帮助您的:

——万家和有专门的度假村资源,万家和已经与全北京地区近300家酒店及度假村达成了战略合作关系,汇集了500多个会场资源,而且这个数字每天都在增长。只要您把需求告诉我们,我们将迅速为您提供3至5个更合适您的会议活动备选方案。大大降低了您的寻找时间,节省了您本不应耗费的精力,并保证了性价比最优解决方案的提供。

当然您或许不能也不愿意找服务公司,老板要求直接找酒店。没关系,现在万家和汇总了性价比较高的各个区域的各种类型的场地资源到万家和网站上,供您尽情挑选,需要管家帮忙随时呼唤,需要自己找酒店也随时可以自己沟通。

2、第二个问题确定会场备选后,如何拿到最优惠的价格?

——这个问题直接回答您:因为万家和是汇聚了成百上千的企事业单位团体采购酒店度假村,因此,您觉得您单独一家公司的议价能力强还是几百家公司团购的议价能力强?答案显而易见。一般来讲,通过万家和,可以为您隐形的节省了没必要浪费的成本!通过万家和,价格只会比您自己询到的价格更便宜或者相同,万家和场地绝对不会高于酒店正常对外价格,首次纯酒店的场地合作,万家和还可以送您一次免费的服务体验!

 3、第三个问题,也是最最重要的问题:确定会场和价格后,您的问题才解决10%。余下90%的问题在于如何保证会议顺利开展,确保会议各项配套服务准确无误被执行?

数数您有几次会议没有出问题?又有几次被老板批评?有几次年会度假的时候您开开心心的玩过?呵呵,别不好意思。不用告诉我,您心里有数就行。今天开始,只要您行动,您的这些尴尬和郁闷会降低很多。只要您通过万家和预订场地,万家和将为您提供1~2名专业会务助理从头至尾全程协助您。注意,两个关键词:专业、全程。

专业:万家和拥有一批专业素质过硬,实际操作经验丰富,策划力、执行力一流的会务团队,为您量身定做全程会议流程规划与关键节点控制、会议场地方案、会议前期通知、往返车辆安排、会议场地安排、签到分房安排、餐饮娱乐安排、领导安排、退房结账等服务。全程跟进及操控会议期间每一个执行节点的落地。

全程:意味着,在您本身人手就很紧张、同时还不够专业的危机时刻,突然多了1~2个免费的专业的助理,全程协助您落实会前、会中、会后的每一个节点,解放了您的精力及时间,同参会同事一起享受会议期间的轻松愉快。(万家和为加强您对我们服务的了解与体会,在与您首次场地合作时免收任何服务费用,也就是说您在享受专业服务时却不需要您向公司申请多一分钱的经费!还在为帮会苦恼不堪头疼不已吗?

怎么样?理解了万家和会议公司能够为您解决哪些问题了吗?如果还有疑问,仍然建议您马上联系管家!

万家和会议团队基本专业能力无需自我吹捧,万家和以长期战略合作伙伴及实际案例为您排除所有担忧。

成功案例

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提供一系列商务会议及活动解决方案,如高峰论坛、开幕式、启动仪式,签约仪式,晚宴策划与服务、新闻发布会、产品发布会、培训会及企业年会等。

服务内容覆盖:

活动策划、会场选定、预算制定、设备租赁、摄影摄像、音视频制作、舞台搭建、灯光音响、车辆服务、会议执行、同声传译、演艺活动、礼仪服务、鲜花绿植、喷绘/印刷、餐饮服务、礼品定制等配套服务。

服务流程如下:

我们以最专业的会议服务经验,为您的会议提供最优质的服务:

会前工作:

1、与会议主办者洽谈。

(主要了解您的会议性质、需求、以往会议地点、预算、人数、标准、期望地点)。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

(根据主办方的需求提供策划方案和报价,可以提出自己的专业意见,但要取得对方的同意方可实施)

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

(考察前要熟悉路线,联系人电话,把路线发于主办方一份,踩点中提醒主办方的优缺点)

4、与会议主办者确认会议接待方案及应急预案。

(在确认接待方案前,要自己仔细审核方案的可行性,确认中要尽量提醒对方可能存在的问题及隐患,做到提前解决)

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

(合同内容要全面详细、真实有效,要求覆盖单位公章,一式两份或多份,双方各持一份)

6、确认会议主办者预付会议定金事宜。

(与对方确认银行账户,提醒主办方支付定金,打定金后一定要与财务确认定金金额与是否到账,提醒客户保留汇款凭条)

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待流程资料。

(提前分配工作人员任务及内容,安排服务人员的服务职责,详细确认工人员的会议流程)

8、准备会议备料及相关人员联系方式。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

9、会议的前一天再次确认会议备料及相关人员是否到位。

会中工作:

1、提前到达酒店,查看会议需用到的场地,比如会议室、房间数量、房间出房情况、房间号、餐厅位置、各场地洗手间位置、安全通道位置、以及各场地的路线。

2、酒店房间出房率及押金事宜。

3、接机场、车站、单位:专人、专车分批分时段按要求接站。并及时联系司机是否安全接到参会人员。

4、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

5、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

6、服务人员在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

7、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

8、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所、营业时间及消费和付费的方式。

9、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

10、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

11、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

12、协调会议期间的交通工具的安排。

13、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作及发票事宜。

4、欢送代表工作。

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